Để đảm bảo việc khai thác và vận hành hệ thống thông tin quản lý erp hoạt động hiệu quả, doanh nghiệp nên xây dựng ngân sách cho bảo trì và nâng cấp hệ thống một cách thường xuyên. Chi phí bảo trì phần mềm ERP dành cho việc khắc phục lỗi, bảo trì hệ thống của phần mềm ERP. Việc nâng cấp hệ thống sẽ tùy thuộc vào các yêu cầu nhu cầu phát sinh, nâng cấp phiên bản mới của doanh nghiệp. Chi phí bảo trì Chi phí bảo trì hệ thống thông tin quản lý erp gồm tất cả các khoản chi phí liên quan đến việc khắc phục lỗi và các sự cố phát sinh. Với hệ thống quản lý ERP của nước ngoài do một đơn vị thứ ba triển khai, thì phần chi phí bảo trì của doanh nghiệp được chia làm hai phần: phần bảo trì dịch vụ (gồm sản phẩm đã được thiết kế theo các quy trình cho doanh nghiệp triển khai) và phần bảo trì sản phẩm ( được tính vào giá mua bản quyền phần mềm). Tùy mỗi nhà cung cấp mà việc sửa lỗi có thu phí hay không. Một số giải pháp ERP của nước ngoài có thu phí sửa lỗi, trừ khi gặp các lỗi nghiêm trọng thì nhà cung cấp sẽ đưa ra bản cập nhật để sửa lỗi miễn phí. Chi phí nâng cấp Chi phí nâng cấp hệ thống của phần mềm ERP được chia làm hai phần: phần phát sinh trong triển khai (thay đổi quy trình và các tiêu chí sử dụng, chức năng mới...) và phần nâng cấp phần mềm hoặc nâng cấp phiên bản mới (bổ sung thêm các tiện ích, các chức năng, sửa lỗi...). Một số lưu ý Doanh nghiệp cần hết sức lưu ý đến phần sửa lỗi vì nguyên nhân lỗi phát sinh trong phần này không phải đến từ nhân viên nhập dữ liệu. Các phần mềm ERP đều tích hợp chức năng từ chối duyệt thực hiện bút toán sai hoặc các hoạt động đảo ngược quy trình. Người quản lý nên tận dụng chức năng này thay vì phải thông báo và yêu cầu nhân viên sửa lỗi nhập. Nếu có lỗi nghiêm trọng xảy ra thì việc tìm hiểu nguyên nhân gây ra lỗi sẽ được hãng cung cấp bảo hành đảm nhiệm. Nếu gặp phải các lỗi thông thường về cơ sở dữ liệu, hệ điều hành không tương thích, hay bị virus..., thì hãng sẽ không chịu trách nhiệm. Về việc chịu trách nhiệm khắc phục lỗi từ nhà cung cấp sẽ có hai hình thức: hỗ trợ từ xa và hỗ trợ tại chỗ. Đa số các hãng đều triển khai dịch vụ hỗ trợ từ xa chủ yếu thông qua website hoặc qua điện thoại. Hình thức hỗ trợ từ xa đang được áp dụng khá phổ biến trên toàn thế giới. Nếu như không thể tìm ra nguyên nhân và khắc phục lỗi qua hình thức hỗ trợ từ xa, hãng sẽ phải cử nhân viên đến công ty để hỗ trợ tại chỗ. Khi đó, doanh nghiệp nên thảo luận để đưa ra mức giá cho các khoản phát sinh đi kèm ở mức hợp lý. >> Xem thêm: Phần mềm ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ
