Ứng Dụng quản lý khách sạn chuyên nghiệp cần những chức năng gì?

Một hệ thống quản lý khách sạn, hay còn gọi là PMS (Property Management System), là một ứng dụng ngày càng hữu ích trong các khách sạn cao cấp, giúp đỡ chủ sở hữu và nhân viên thực hiện những công việc khác nhau. Tuy nhiên, để có thể đưa ra quyết định đầu tư xây dựng một phần mềm PMS thích hợp, quý khách hàng phải biết rõ phần mềm quản lý khách sạn chuyên nghiệp này có khả năng làm được những gì.
1. Hệ thống quản lý khách sạn là gì?

PMS một hình thức cho phần mềm khách sạn, giúp đỡ một số khách sạn, khu nghỉ dưỡng và một số tài sản tương tự thực hiện nhiều công việc và hoạt động thường ngày. Hệ thống thường bao gồm những công việc quản lý và quản trị, với các ví dụ như là đặt chỗ, xử lý thanh toán, phân tích hiệu suất và quản lý hàng tồn kho.
2. Tại sao mỗi khách sạn phải một hệ thống PMS?

Một cách thức hệ thống quản lý khách sạn dần dần quan trọng vì thị trường khách sạn hiện đại được thúc đẩy bởi công nghệ. Với một số nguồn đặt phòng có thể tới từ các nguồn, giá phải được điều chỉnh thông minh cho mục tiêu theo dõi doanh thu. Quy trình hoạt động từ khâu tiếp nhận thông tin khách hàng, phục vụ, cung cấp dịch vụ,… cho đến quá trình thanh toán, trả phòng cần được diễn ra đồng bộ, linh động và chuyên nghiệp. Việc này vừa giúp khách sạn tiết kiệm được chi phí, thời gian, lại vừa tăng sự chuyên nghiệp trong mắt khách hàng. Và phần mềm quản lý khách sạn có thể giúp ứng phó với những thách thức đó.
Một phần mềm quản lý khác sạn hoàn hảo sẽ cho phép nhân viên loại bỏ nhiều thủ tục giấy tờ không cần thiết và thực hiện những nhiệm vụ quan trọng hiệu quả hơn. Ngoài ra, phần mềm có thể giúp giảm chỗ trống và đặt phòng chồng chéo.

​

3. Các tính năng quan trọng nhất của hệ thống quản lý khách sạn là gì?

Mặc dù có rất các đơn vị cung cấp phần mềm PMS trên ngành, điều đáng nói nhất là phải xác định một hệ thống có những tính năng tuyệt vời cho khách sạn của bạn. Dưới đây là những tính năng quan trọng nhất của một hệ thống quản lý khách sạn.
a. Đặt phòng

Chức năng trước hết và cũng là cơ bản nhất mà hệ thống quản lý khách sạn phải có là khả năng xử lý các yêu cầu đặt phòng khách sạn. Một hệ thống hoàn hảo sẽ cho phép nhân viên dễ dàng thực hiện những nghiệp vụ đặt phòng bao gồm: check-in, check-out, thay đổi phòng, ghép phòng, kiểm tra tình trạng phòng,…
b. Dữ liệu khách hàng

ngành công nghiệp khách sạn ngày càng phụ thuộc vào dữ liệu, đặc biệt là dữ liệu thông tin khách hàng. Vì lý do này, điều phải thiết là hệ thống quản lý khách nên bao gồm chức năng quản lý dữ liệu khách hàng cũng như nhiều thói quen của họ như: khác hàng đã đến khách sạn bao nhiêu lần, đã sử dụng những dịch vụ nào,…
Điều này giúp khách sạn có thể xây dựng được một bộ dữ liệu các khách hàng thân thiết cũng như là cơ sở cho những chiến dịch quảng bá dịch vụ, một số chương trình khuyến mãi đến những khách hàng của mình.
c. Tùy chọn thanh toán và hóa đơn

Kế tiếp, vấn đề đáng nói nhất là một hệ thống quản lý tài sản phải cung cấp một loạt các tùy chọn thanh toán khác nhau. Điều này nên bao gồm các tùy chọn xử lý thanh toán cho nhân viên lễ tân, cùng với xử lý thanh toán điện tử cho những đặt phòng được thực hiện trực tuyến bằng thẻ tín dụng hoặc thẻ ghi nợ. Phần mềm cũng nên cho phép nhiều email xác nhận được gửi nhanh chóng.
Không những thế, phần mềm quản lý khách sạn tốt nhất cần có thể tạo hóa đơn hoặc biên lai cho khách hàng, để có thể dễ dàng phát hành chúng khi thanh toán hoặc sau khi dùng các dịch vụ khách sạn trả phí nào.
d. Báo cáo

Cuối cùng, hệ thống quản lý khách sạn cần bao gồm chức năng báo cáo tự động. Điều này sẽ cho phép nhân viên khách sạn truy cập nhanh một số báo cáo dựa trên dữ liệu mới nhất và nhiều báo cáo này có thể được liên kết với hiệu suất của khách sạn, thông tin tài chính hoặc các quy trình và nhiệm vụ quản lý khách sạn.
Một phần mềm quản lý khách sạn, hay hệ thống PMS, rất phải thiết trong lĩnh vực khách sạn hiện đại, nhưng điều quan trọng không kém là tìm được phần mềm chính xác với yêu cầu của bạn. Nếu quý khách hàng vẫn đang đắn cho chưa biết nên triển khai hệ thống quản lý khách sạn nào thì Ezibee có thể là cách mà những bạn vẫn đang tìm kiếm bấy lâu nay.
4. Các tính năng ưu việt của hệ thống quản lý khách sạn Ezibee

nhiều tính năng chính của Ezibee:

• Quản lý hoạt động kinh doanh khách sạn,

• Quản lý các bộ phận kinh doanh, lễ tân, thu ngân, bộ phận buồng,

• Quản lý khách hàng và nhiều công nợ,

• Quản lý kho hàng,

• Thống kê, báo cáo tuyệt vời.

Hệ thống quản lý khách sạn Ezibee quản lý hệ thống đặt phòng thông minh bằng việc tìm kiếm nhanh và đưa ra danh sách những phòng trống, vị trí và giá một số phòng để khách hàng lựa chọn, xử lý một số giao dịch đặt phòng hoặc hủy phòng của khách hàng, lưu trữ thông tin của khách hàng và lịch sử đặt phòng của khách.
Ezibee giúp bộ phận lễ tân có khả năng thực hiện nhận phòng và trả phòng cho khách nhanh chóng, tính hóa đơn và in hóa đơn cho khách hàng, quản lý các khách hàng theo đoàn hoặc khách lẻ, phần mềm còn có thể xử lý những vấn đề phát sinh như tách hóa đơn, ghép thêm người vào phòng.
Ứng Dụng quản lý tình trạng những buồng, phòng để cập nhật trạng thái lên hệ thống thường xuyên, quản lý phòng sạch hoặc phỏng bẩn để lên kế hoạch cho nhân viên dọn dẹp, tránh tình trạng để khách hàng ở phòng không đảm bảo vệ sinh, quản lý tình trạng phòng sau khi khách đến và đi, quản lý một số tài sản cố định trong phòng chi tiết.
Tính năng quản lý kho chuyên nghiệp trợ giúp xử lý thống kê hàng hóa trong kho bằng một số thao tác nhập và xuất hàng. Phần mềm còn có chức năng đưa ra định mức về lượng hàng trong kho và nhắc nhở cho nhân viên quản lý biết để kịp thời nhập hàng về phục vụ cho khách hàng, kết xuất báo cáo hàng hóa được sử dụng nhiều để có phương hướng kinh doanh chính xác hơn.
Phần mềm quản lý khách sạn Ezibee quản lý dữ liệu của khách hàng tỉ mỹ như tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại, quản lý lịch sử giao dịch của khách hàng với khách sạn, quản lý những công nợ nếu có, đưa ra định mức và thời điểm cần thu nhiều công nợ.
Phần mềm liên quan: phần mềm quản lý bida
Chức năng xuất dữ liệu cụ thể của Ezibee trợ giúp khách sạn tổng kết trạng thái kinh doanh cụ thể cho người quản lý. Báo cáo có thể lựa chọn nhiều số như ca làm việc, một số dịch vụ đi kèm, báo cáo về số khách nghỉ trong ngày, tình trạng những phòng và còn nhiều vấn đề khác trong chuỗi kinh doanh khách sạn.